LES CONGÉS PAYÉS EN 2017
Tout salarié, quels que soient la durée de son contrat, son temps de travail et son ancienneté, a droit à des jours de congés payés par son employeur. La durée des congés varie en fonction des droits acquis. Les départs en congés sont soumis à l’accord de l’employeur.
1- Le droit à congé est-il subordonné à un minimum de travail ?
Non. Le droit à congés payés est ouvert dès le premier jour de travail. Ainsi, tous les salariés en poste au 31 mai 2017 ont droit à des congés payés.
Les droits à congés payés des salariés s’apprécient en principe sur une période, dite « période de référence ».
A défaut d’accord d’entreprise ou, à défaut, d’accord de branche, la période de référence est comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours, soit pour 2017, du 1er juin 2016 au 31 mai 2017 (sauf pour les entreprises de BTP pour lesquelles la période de référence va du 1er avril 2016 au 31 mars 2017).
Quid en cas d’embauche en cours d’année ?
Pour un salarié embauché le 1er février 2017, la période de référence débutera ce jour-là et prendra fin le 31 mai 2017. Durant ces 4 mois de travail, le salarié aura acquis 10 jours ouvrables de congés.
2 – Comment calculer la durée des congés ?
Le droit à congés payés est lié à l’exercice d’un « travail effectif ».
Ainsi, par principe, les périodes d’absence du salarié ne sont pas considérées comme travail effectif et ne doivent pas être retenues pour le calcul des jours de congés payés, sauf dispositions contraires.
| Nature de l’absence (liste non exhaustive) | Assimilée à du travail effectif | Non assimilée à du travail effectif |
| Congé maternité, paternité, adoption | Oui | |
| Maladie non professionnelle | Non | |
| Accident du travail, maladie professionnelle | Oui | |
| Congés pour événements familiaux | Oui | |
| Congé parental d’éduction | Non | |
| Congé légal pour enfant malade | Non | |
| Accident de trajet | Oui | |
| Activité partielle | Oui | |
| Préavis non exécuté à la demande du salarié | Selon l’origine de la dispense | |
3- Le droit à congé est-il subordonné à un minimum de travail ?
Non. Le droit à congés payés est ouvert dès le premier jour de travail. Ainsi, tous les salariés en poste au 31 mai 2017 ont droit à des congés payés.
Les droits à congés payés des salariés s’apprécient en principe sur une période, dite « période de référence ».
A défaut d’accord d’entreprise ou, à défaut, d’accord de branche, la période de référence est comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours, soit pour 2017, du 1er juin 2016 au 31 mai 2017 (sauf pour les entreprises de BTP pour lesquelles la période de référence va du 1er avril 2016 au 31 mars 2017).
Quid des temps partiels ?
En principe, un salarié à temps partiel acquiert les mêmes droits à congés payés qu’un salarié à temps complet (2,5 jours ouvrables par mois, 30 jours ouvrables sur la période de référence) et ce, indépendamment de son horaire de travail.
En pratique, cela signifie que :
- un salarié travaillant à mi-temps du lundi au vendredi acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail (et non 1,25) ;
- un salarié travaillant à mi-temps, une semaine sur deux, acquiert 2,5 jours de congés par mois travaillé.
Il est possible d’opter pour le calcul en jours ouvrés. Ce système est autorisé s’il ne défavorise pas le salarié par rapport au régime légal.
4- Comment décompter les congés payés ?
Le décompte des congés se calcule en « jours ouvrables », soit du lundi au samedi inclus.
Le premier jour ouvrable de congés payés est le premier jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler, et non le jour chômé dans l’entreprise.
Le dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable inclus dans la période de congé.
Exemple : un salarié travaille habituellement 5 jours par semaine, du lundi au vendredi.
- S’il part en congés le vendredi 21 juillet au soir pour revenir le mercredi 26 juillet au matin, le premier samedi ne compte pas. Son premier jour de congé est le lundi suivant. Il prend donc deux jours officiels de congé (lundi et mardi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi) ;
- S’il part le jeudi 20 juillet soir pour revenir le mardi 25 juillet de la semaine suivante, son premier jour de congé est le vendredi. Il prend donc trois jours officiels de congé (vendredi, samedi et lundi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi).
Jours fériés : quelles incidences sur les congés ?
La survenance d’un jour férié légal coïncidant avec un jour de repos hebdomadaire (comme le 1erjanvier 2017 qui tombe un dimanche en 2017), n’a aucune incidence sur le décompte des congés.
En revanche, si je jour férié tombe un samedi ou un lundi, qui sont généralement l’un ou l’autre des deuxièmes jours de repos hebdomadaire, ce samedi ou ce lundi étant férié, perd sa qualité de jour ouvrable. Inclus dans une période de congés, il n’est pas décompté comme un jour ouvrable de congés.
Ce sera le cas des lundi 1er et 8 mai 2017 ou du 25 décembre 2017, pour les entreprises dont le jour de repos habituel est le lundi. Ce sera le cas du samedi 11 novembre 2017, pour les entreprises dont le jour de repos habituel est le samedi.
5- Comment faire si le salarié est entré ou a quitté l’entreprise pendant la période de référence ?
En cas de mois incomplets au cours de la période de référence (en cas d’embauche ou/et de départ en cours d’année), l’employeur doit calculer les droits à congés en établissant des « équivalences » au vu de ces mois incomplets ou de ces jours de travail isolés.
Sont équivalentes à un mois de travail effectif les périodes suivantes :
- 4 semaines de travail effectif,
- 20 jours si l’horaire de travail est réparti sur 5 jours de la semaine,
- 24 jours si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours de la semaine.
C’est la règle d’équivalence – en mois ou en semaines ou en jours – la plus favorable qui doit s’appliquer.
Concrètement, le salarié qui a travaillé au moins 48 semaines (12 mois × 4 semaines) ou 240 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours (20 jours × 12 mois) du 1er juin au 31 mai, a droit à la totalité de ses congés.
6- Un salarié peut-il demander des congés par anticipation ?
Oui. La Loi Travail prévoit désormais qu’un salarié nouvellement embauché peut prendre ses congés dès l’embauche, sans avoir à attendre la fin de période d’acquisition, dès lors qu’il a ouvert des droits.
Exemple : un salarié embauché le 2 mai 2017 pourra, avec l’accord de son employeur, prendre 6 jours de congés payés début juillet 2017 soit 2,5 jours arrondis à 3 jours ouvrables acquis au titre de la période de référence se terminant le 31 mai 2017 et 3 (2,5 arrondis à 3) jours ouvrables pris par anticipation et acquis en juin 2017.
7- Comment l’employeur doit-il organiser la prise de congés payés ?
C’est à l’employeur de fixer la période de prise des congés payés et l’ordre des congés payés, après avoir consulté les délégués du personnel et le comité d’entreprise.
Dans tous les cas, le salarié ne peut pas fixer lui-même ses dates de congé et partir sans autorisation préalable de l’employeur.
La période de prise de congés doit au minimum comprendre l’intervalle 1er mai – 31 octobre de l’année en cours.
Elle doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci. Cette information doit être réalisée au plus tard le 1er mars si l’entreprise retient la période légale (1er mai – 31 octobre).
Pour fixer l’ordre des congés, l’employeur doit tenir compte :
- de la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de pacs ;
- de leur ancienneté dans l’entreprise ;
- d’une éventuelle activité du salarié chez un ou plusieurs employeurs.
L’employeur doit en principe communiquer à chaque salarié au moins un mois avant son départ l’ordre des départs. Cet ordre est affiché dans les locaux.
8- L’employeur peut-il modifier les dates de congés après les avoir acceptées ?
Oui, mais sous certaines conditions.
Il ne pourra modifier les dates congés qu’il a fixées ou acceptées que :
- dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ ;
- dans un délai plus court en cas de circonstances exceptionnelles (exemple : en cas de commande exceptionnelle importante, remplacement urgent d’un salarié brutalement décédé).
9- Qu’est-ce le fractionnement ?
L’employeur doit accorder à chaque salarié, entre le 1er et le 31 octobre de chaque année :
- au moins 12 jours ouvrables consécutifs au plus
- au plus 24 jours.
Le reliquat du congé principal (soit 24 jours – 12 jours non fractionnables = 12 jours maximum) pris en dehors de la période 1er mai – 31 octobre donne lieu à l’attribution de jours supplémentaires, dits de fractionnement à raison de :
- 2 jours supplémentaires si le reliquat pris hors période légale est au minimum de 6 jours (si le salarié prend, entre le 1er novembre 2017 et le 30 avril 2018), 6 jours ouvrables de congés (hors 5ème semaine) ;
- 1 jour supplémentaire si le reliquat pris hors période légale est compris entre 3 et 5 jours (si le salarié prend, entre le 1er novembre 2017 et le 30 avril 2018), 3, 4 ou 5 jours ouvrables (hors 5ème semaine).
En principe, les jours supplémentaires sont dus, que le fractionnement du congé principal ait été proposé par l’employeur ou demandé par le salarié.
Cependant, il peut y être dérogé :
- après accord individuel du salarié,
- si la convention collective le prévoit.
10- Un salarié peut-il travailler pendant ses congés payés ?
Non. Les congés payés constituent non seulement un droit annuel au repos mais il s’agit également d’une obligation.
L’employeur a l’obligation de prendre toutes les mesures pour permettre au salarié de prendre ses congés payés.
Le salarié a l’interdiction d’exercer une autre activité salariée pendant son temps de congé, sauf :
- s’il a plusieurs employeurs et qu’il n’a pas pu prendre ses congés à la même date chez chacun d’eux :
- s’il a conclu un « contrat vendanges »
Le salarié qui travaille pendant ses congés s’expose à un risque de sanction (licenciement).
11- Un salarié peut-il renoncer à ses congés et demander une indemnité à la place ?
Non. Les congés payés ne peuvent être que pris. Le versement d’une indemnité compensatrice ne peut suppléer la prise effective des congés, même si le salarié et l’employeur sont d’accord.
12- Les congés payés peuvent-ils être reportés ?
Oui et non. En principe, les congés payés doivent être pris chaque année, sous peine d’être perdus.
Des cas de report sont néanmoins prévus par le législateur.
| Le report est-il possible ? | |
| Maladie avant le départ en congés payés |
Oui |
|
Accident du travail avant le départ en congés payés |
Oui |
|
Congés maternité ou d’adoption |
Oui |
| Annualisation du temps de travail |
Oui |
| Maladie pendant les congés payés |
Non |
| Maternité suivie d’un congé parental |
Non |
| Evénement familial pendant les congés |
Non |
| Congé parental |
Non |
| Congé sabbatique ou congé création d’entreprise |
Oui |
13- Quid des CDD et des stagiaires ?
Les salariés en CDD ont droit aux congés payés dans les mêmes conditions que les CDI. Si le salarié n’est pas en mesure de prendre ses congés, il aura droit à une indemnité compensatrice de congés payés, versée en fin de contrat.
Les stagiaires ne sont pas des salariés : Les dispositions du code du travail relatives aux congés payés ne sont pas applicables En revanche, lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et autorisations d’absences.
Il ne s’agit pas d’un droit à congés payés. La rémunération de ces congés est donc facultative.
SUIVI MÉDICAL, INAPTITUDE, CONNAÎTRE LES NOUVELLES PROCÉDURES
La loi Travail a réformé le suivi médical des salariés et a modifié les conditions de reconnaissance de l’inaptitude.
Un décret applicable depuis le 1er janvier 2017 en a précisé les modalités.
1. Visite d’information et de prévention
Suppression de la visite d’embauche. Depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale qui devait être réalisée avant l’embauche du salarié ou au plus tard avant la fin de la période d’essai, est supprimée et remplacée par une visite d’information et de prévention qui a lieu après l’embauche.
Nouveaux délais. Cette visite d’information et de prévention, réalisée par le Médecin du travail – ou par l’un des membres de son équipe pluridisciplinaire – doit avoir lieu :
-
dans un délai de 3 mois après la prise effective du poste du travail dans le cas général ;
-
dans un délai de 2 mois après l’embauche pour les apprentis ;
-
avant l’embauche pour les salariés travaillant de nuit et ceux âgés de moins de 18 ans.
Dispenses de visite. Cette visite n’est pas requise si, dans les 5 ans qui précèdent l’embauche (3 ans en cas de suivi médical adapté), le salarié a déjà bénéficié d’une visite d’information et de prévention.
Pour que cette dérogation joue, il faut également que :
-
le salarié occupe un emploi identique présentant des risques d’exposition équivalents ;
-
le professionnel de santé dispose de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude ;
-
aucune mesure individuelle liée au poste ou au temps de travail (ex. : transformation du poste, aménagement du temps de travail), ou aucun avis d’inaptitude n’ait été émis au cours des 5 dernières années (3 dernières années en cas de suivi médical adapté).
2. Suivi périodique des salariés
Renouvellement de la visite d’information et de prévention. Le principe d’une visite médicale systématique tous les deux ans est supprimé. La périodicité est déterminée par le Médecin du travail en fonction des conditions de travail du salarié, de son âge et de son état de santé, ainsi que des risques auxquels il est exposé.
Une fois la visite initiale effectuée, le renouvellement de la visite d’information et de prévention a lieu selon une périodicité qui ne peut être supérieure à 5 ans.
Suivi médical adapté. Des modalités de suivi particulières sont mises en place pour les salariés dont l’état de santé, l’âge, les conditions de travail ou les risques auxquels ils sont exposés nécessitent un suivi adapté (par exemple : les travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et ceux qui déclarent être titulaires d’une pension d’invalidité).
Le suivi périodique ne peut être supérieur à 3 ans.
3. Suivi renforcé des salariés sur les postes à risques
Postes à risques. Les salariés occupant des postes dits « à risques » (par exemple : salariés exposés à l’amiante, au plomb, au risque de chute) font l’objet d’un suivi renforcé.
Ces salariés bénéficient, non pas de la visite d’information et de prévention, mais d’un examen médical d’aptitude qui doit avoir lieu :
-
avant l’embauche.
Dispenses de visite. Cet examen n’est pas requis si, dans les 2 ans qui précédent l’embauche, le salarié a déjà effectué un tel examen pour un poste identique, sous les conditions suivantes :
-
le médecin est en possession du dernier avis d’aptitude ;
-
aucune mesure n’a été prise concernant son poste ou son temps de travail ;
-
aucun avis d’inaptitude n’a été émis par le médecin du travail au cours de ces 2 années.
Périodicité. Une fois l’examen initial effectué, le renouvellement a lieu selon une périodicité qui ne peut être supérieure à 4 ans.
Suivi médical des CDD
Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) bénéficient du même suivi médical que les salariés en contrat à durée indéterminée, à savoir une visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant l’embauche, puis selon une périodicité fixée par le médecin et qui ne peut excéder 5 ans. Si le CDD est affecté sur un poste à risques, les mêmes règles s’appliquent là aussi (examen médical d’aptitude avant l’embauche, suivi individuel renforcé).
4. Déclaration de l’inaptitude physique du salarié
Reconnaissance de l’inaptitude. La reconnaissance de l’inaptitude d’un salarié suppose que le médecin du travail ait, au préalable :
-
réalisé au moins un examen médical du salarié, accompagné le cas échéant des examens complémentaires, permettant un échange sur les mesures d’aménagement, d’adaptation ou de mutation de poste ou la nécessité de proposer un changement de poste ;
-
procédé, ou fait procéder, à une étude de poste ;
-
réalisé, ou fait réaliser, une étude des conditions de travail dans l’établissement et indiqué la date à laquelle la fiche d’entreprise a été actualisée ;
-
échangé, par tout moyen, avec l’employeur.
Examen médical unique. La règle du double examen espacé de 15 jours est supprimé. Depuis le 1er janvier 2017, le constat de l’inaptitude ne nécessite plus qu’un seul examen médical du salarié.
Cependant, le médecin du travail peut estimer qu’un second examen est nécessaire pour rassembler les éléments permettant de motiver sa décision. Il doit alors le réaliser dans un délai de 15 jours après le premier examen.
Consultation des délégués du personnel. A compter du 1er janvier 2017, la procédure de licenciement pour inaptitude est identique qu’elle soit d’origine professionnelle ou non.
Dans les deux cas désormais, les délégués du personnel doivent être consultés avant la proposition de reclassement faite au salarié inapte.
Toutes les entreprises de plus de 11 salariés doivent donc être dotées de délégués du personnel ou, à défaut, d’un PV de carence. A défaut, la procédure de licenciement pour inaptitude pourrait être jugée irrégulière et les sanctions seraient très lourdes.
Notre solution
N’hésitez pas à interroger notre service social au 02.51.62.22.01 sur les modalités de mise en place des élections des représentations du personnel. Nous pouvons vous accompagner dans leur mise en place.
CE QU’IL FAUT SAVOIR POUR 2017
Dématérialisation de la remise du bulletin de paie, nouvelle présentation du bulletin, prélèvement à la source de l’impôt… voici trois changements d’importance pour les mois à venir.
Toutes ces évolutions auront un impact lourd sur la gestion des services paie et RH. Cette année, plus que jamais, votre gestion sociale ne s’improvisera pas !
1. Généralisation de la DSN au 1er février 2017 : annonce de tolérances dans la mise en œuvre
La DSN phase 3 devient obligatoire pour la plupart des employeurs dès la paie de janvier 2017 (échéances des 5 ou 15 février 2017).
Néanmoins, suite aux difficultés rencontrées dans son déploiement opérationnel notamment au regard des organismes de prévoyance et de mutuelle, il est prévu un certain nombre d’aménagements.
Pour les employeurs actuellement en phase 2
Pour les entreprises qui ne seraient pas en capacité de transmettre en phase 3 aux échéances réglementaires du 5 ou 15 février 2017, il est admis un prolongement de la phase 2 qui devait initialement être clôturée le 31 décembre 2016 jusqu’au mois de mars 2017,
Cependant, un mode opératoire spécifique est prévu les entreprises qui seront en capacité de transmettre en phase 3 très près de l’échéance du 5 ou 15 Février 2017.
Il ne sera pas appliqué de pénalités aux entreprises qui basculeraient de la phase 2 à la phase 3 non pas sur la paie de janvier 2017 mais seulement sur les paies de février ou de mars 2017.
Attention toutefois, l’absence de transmission d’une DSN phase 3 dès la paie de janvier 2017 contraindra à produire une DADS-U en janvier 2018. Pour remplacer la DADS-U à produire en janvier 2018, il faut en effet disposer d’une année 2017 complète en DSN format phase 3.
Pour les employeurs n’ayant pas encore démarré la DSN
Pour les entreprises non encore entrées en DSN, il est admis que les démarrages peuvent s’opérer entre les paies de janvier (échéances des 5 ou 15 février) et celles de mars 2017 (échéances des 5 ou 15 avril).
Il ne sera pas appliqué de pénalités aux entreprises non encore entrées en DSN dès lors qu’elles démarreront directement en phase 3 et au plus tard sur la paie de mars 2017 (février pour les entreprises en décalage de paie). Dans l’intervalle, les DUCS (Urssaf, Agirc Arrco, Organismes complémentaires) sont à transmettre aux organismes concernés.
Pour faciliter l’entrée en DSN phase 3, nous proposons un outil paie avec import des fiches de paramétrage.
2. Aides à l’embauche : prolongation du dispositif jusqu’au 30 juin 2017
Toutes les embauches réalisées depuis le 18 janvier 2016 par les entreprises de moins de 250 salariés peuvent bénéficier d’une prime trimestrielle de 500 € durant les 2 premières années du contrat, soit 4 000 € maximum au total (pour un salarié à temps complet).
Cette aide bénéficie aux salariés dont la rémunération est inférieure 1,3 Smic (soit 12,69 € de l’heure) et embauchés en :
- CDI,
- CDD de 6 mois et plus,
- Transformation d’un CDD en CDI,
- Contrat de professionnalisation d’une durée supérieure ou égale à 6 mois.
Un décret du 30 décembre 2016 a prolongé l’aide à l’embauche dans les PME jusqu’au 30 juin 2017.
L’employeur doit remplir le formulaire de demande en ligne, le transmettre à l’Agence des services et de paiement (ASP) dans un délai maximal de 6 mois suivant la date de début d’exécution du contrat.
Pour vous faire gagner du temps, MA PAIE EN LIGNE propose des formulaires prêts à l’envoi en automatisant la rédaction du CERFA.
Visionnez notre tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=yMTTFywbkug
3. Compte pénibilité : rectification possible jusqu’au 30 septembre 2017
Le Compte personnel de prévention de la pénibilité permet aux salariés exposés à certains risques, d’acquérir des points, afin de financer des formations, un passage à temps partiel ou un départ anticipé à la retraite.
Au 1er janvier 2015, quatre premiers facteurs de pénibilité sont entrés en vigueur :
- Le travail de nuit, les activités exercées en milieu hyperbare, le travail en équipes successives alternantes et le travail répétitif.
Au 1er juillet 2016, les six derniers facteurs de pénibilité sont entrés en vigueur :
- La manutention manuelle de charges lourdes, les postures pénibles, les vibrations mécaniques, les agents chimiques dangereux, les températures extrêmes et le bruit.
C’est à l’employeur qu’il incombe de procéder à l’appréciation des risques au regard des conditions de travail de chaque salarié.
Pour 2016, les entreprises doivent déclarer les expositions constatées au titre de l’année dans la DADS-U (ou DADS-Net), au plus tard le 31 janvier 2017.
A titre dérogatoire pour 2016, les employeurs disposeront d’un délai supplémentaire jusqu’au 30 septembre 2017 pour effectuer toutes les rectifications nécessaires. Attention, cette démarche supposera l’établissement d’une DADS rectificative.
Pour vous aider à évaluer la pénibilité dans votre entreprise, le Groupe Y dispose d’un outil paie facilitant la saisie des facteurs de risques.
4. Bulletin simplifié
Un décret et un arrêté publiés au Journal officiel du 26 février 2016 ont fixé de nouvelles règles de présentation du bulletin de paye, qu’il faudra respecter :
- à partir du 1er janvier 2017 pour les employeurs de 300 salariés et plus
- à partir du 1erjanvier 2018 pour les employeurs de moins de 300 salariés.
Les cotisations et contributions seront regroupées par risques avec des libellés spécifiques : santé, accidents du travail, retraite, famille, chômage (et non par caisses).
Les cotisations et contributions exclusivement à la charge de l’employeur feront l’objet d’une seule ligne.
De nouvelles mentions seront insérées de manière à mieux informer le salarié sur le coût du travail (allégements de cotisations, total brut versé par l’employeur charges patronales comprises, en particulier).
Mais attention, le bulletin simplifié ne représente pas du côté des employeurs un allègement de la charge de travail. Pour vous faciliter la tâche, nous avons intégré à notre outil paie ces nouveaux modèles.
5. Prélèvement à la source : se préparer pour 2018
La loi de Finances pour 2016 a posé les conditions de mise en œuvre du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu en vue de son application au 1er janvier 2018.
Le salarié n’aura aucune information à communiquer à son employeur sur sa situation. L’interlocuteur de l’employeur sera, en effet, exclusivement l’administration.
Au second semestre 2017, l’administration fiscale communiquera à l’employeur le taux de PAS (à appliquer sur le salaire net imposable), calculé à partir des revenus 2016 des salariés, tels qu’ils les auront déclarés au printemps 2017. L’employeur recevra ce taux par le système informatique qu’il utilise pour transmettre la déclaration sociale nominative (DSN).
Comme pour les taux des cotisations sociales, l’application du taux de PAS sur le salaire et sa présentation sur le bulletin de salaire se feront directement via le logiciel de paie qui devra être adapté pour contenir les nouvelles données de la DSN. L’employeur ne pourra pas modifier le taux qui lui est transmis.
Ce dispositif nécessitera donc une mise à jour des logiciels de paie.
LES CONGÉS PAYÉS EN 2016
Tout salarié a droit chaque année à des congés payés. Chaque mois de travail effectif ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables.
C’est l’employeur qui organise et autorise les départs en congés, informe les salariés de leurs droits à congés, et les rémunère (sauf présence de caisses de congés payés).
10 questions utiles pour bien gérer les congés payés cette année.
1. LE DROIT À CONGÉ EST-IL SUBORDONNÉ À UN MINIMUM DE TRAVAIL ?
Non. Le droit à congés payés est ouvert dès le premier jour de travail. Ainsi, tous les salariés en poste au 31 mai 2016 ont droit à des congés payés.
Le salarié ayant travaillé moins d’un mois au cours de la période de référence, ne serait-ce qu’une journée, a droit à des congés, calculés au prorata du temps de travail effectué.
Les droits à congés payés des salariés s’apprécient en principe sur une période, dite «période de référence», comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours, soit pour 2016, du 1er juin 2015 au 31 mai 2016.
Toutefois, par dérogation, un accord collectif peut prévoir une période de référence différente.
2. COMMENT CALCULER LA DURÉE DES CONGÉS ?
Le droit à congés payés est lié à l’exercice d’un « travail effectif ».
Par travail effectif, on entend toute période de travail accomplie dans l’entreprise, même s’il s’agit d’une période d’essai ou de préavis.
Ainsi, les périodes d’absence du salarié ne sont pas considérées comme travail effectif et ne doivent pas être retenues pour le calcul des jours de congés payés, sauf dispositions légales ou jurisprudentielles.
| Nature de l’absence liste non exhaustive |
Assimilée à du travail effectif | Non assimilée à du travail effectif |
| Congé maternité, paternité, adoption | Oui | |
| Maladie non professionnelle | Non | |
| Accident du travail, maladie professionnelle | Oui | |
| Congés pour événements familiaux | Oui | |
| Congé parental d’éduction | Non | |
| Congé légal pour enfant malade | Non | |
| Accident de trajet | Oui | |
| Activité partielle | Oui | |
| Préavis non exécuté | Selon l’origine de la dispense | |
Pour plus de renseignements sur les absences retenues ou non pour le calcul des congés, contactez-nous au 02.51.62.22.01.
3. Quelle est la durée des congés payés ?
La durée du congé annuel est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au cours de la période de référence, sans pourvoir excéder 30 jours ouvrables (5 semaines). Cette règle s’applique également aux salariés à temps partiel.
Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier immédiatement supérieur.
Exemple : Un salarié qui a travaillé 7 mois, a droit à 18 jours ouvrables de congés payés (2,5 x 7 = 17,5, soit 18).
Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, la règle de l’arrondi à l’entier supérieur s’appliquera en fin de période de référence, sauf si vous décidez de désactiver cette fonction dans votre paramétrage.
4. Comment décompter les congés payés ?
Le décompte des congés se calcule en « jours ouvrables », soit du lundi au samedi inclus.
Le premier jour ouvrable de congés payés est le premier jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler.
Le dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable inclus dans la période de congé.
Exemple : M. Y travaille habituellement du lundi au vendredi.
- S’il part en congés le vendredi soir pour revenir le mercredi de la semaine suivante, le premier samedi ne compte pas. Son premier jour de congé est le lundi suivant. Il prend donc deux jours officiels de congé (lundi et mardi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi) ;
- S’il part le jeudi soir pour revenir le mardi de la semaine suivante, son premier jour de congé est le vendredi. Il prend donc trois jours officiels de congé (vendredi, samedi et lundi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi).
Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, le calcul du nombre de jours de congés pris se fait de manière automatique via le calendrier (voir démonstration video ci-dessous).
5. Comment faire si le salarié est entré ou a quitté l’entreprise pendant la période de référence ?
En cas de mois incomplets au cours de la période de référence (ou en cas d’embauche ou de départ en cours d’année), l’employeur doit calculer les droits à congés en établissant des « équivalences » au vu de ces mois incomplets ou de ces jours de travail isolés.
Sont équivalentes à un mois de travail effectif les périodes suivantes :
- 4 semaines de travail effectif,
- 20 jours si l’horaire de travail est réparti sur 5 jours de la semaine,
- 24 jours si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours de la semaine.
Concrètement, le salarié qui, du 1er juin au 31 mai, a travaillé 48 semaines (12 × 4) ou 240 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours (20 × 12) a droit à la totalité de ses congés.
Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, les calculs sont ajustés afin de compter les congés au prorata du temps de présence.
6. Un salarié peut-il demander des congés par anticipation ?
Oui. Une fois les congés acquis, les congés payés peuvent être pris sans attendre la fin de la période de référence avec l’accord de l’employeur.
Exemple : un salarié embauché le 2 mai 2016 pourra, avec l’accord de son employeur, prendre 6 jours de congés payés début juillet 2016 soit 2,5 jours arrondis à 3 jours ouvrables acquis au titre de la période de référence se terminant le 31 mai 2016 et 3 (2,5 arrondis à 3) jours ouvrables pris par anticipation et acquis en juin 2016.
7. Quelle latitude l’employeur a-t- il en matière de départ en congés ?
C’est à l’employeur de fixer la période de prise des congés payés et l’ordre des congés payés, après avoir consulté les délégués du personnel et le comité d’entreprise.
Dans tous les cas, le salarié ne peut pas fixer lui-même ses dates de congé et partir sans autorisation préalable de l’employeur.
Le schéma ci-dessous récapitule les obligations de planification des congés par l’employeur. Dans notre exemple, le salarié part en vacances du 1er au 15 août 2016.
La période de prise de congés doit au minimum comprendre l’intervalle 1er mai – 31 octobre de l’année en cours.
Elle doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci. Cette information doit être réalisée au plus tard le 1er mars si l’entreprise retient la période légale (1er mai – 31 octobre).
A noter, en cas de fractionnement, avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, la gestion des congés acquis par fractionnement est calculée automatiquement.
Quant à l’ordre des congés, l’employeur doit tenir compte :
- de la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de pacs ;
- de leur ancienneté dans l’entreprise ;
- d’une éventuelle activité du salarié chez un ou plusieurs employeurs.
L’employeur doit en principe communiquer à chaque salarié au moins un mois avant son départ l’ordre des départs. Cet ordre est affiché dans les locaux.
8. L’employeur peut-il modifier les dates de congés après les avoir acceptées ?
Oui, mais sous certaines conditions.
Il ne pourra modifier les dates congés qu’il a fixées ou acceptées que :
- dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ ;
- dans un délai plus court en cas de circonstances exceptionnelles (exemple : en cas de commande exceptionnelle importante, remplacement urgent d’un salarié brutalement décédé).
9. RTT, jour férié, pont : quelles incidences ?
La survenance d’un jour férié légal coïncidant avec un jour de repos hebdomadaire (comme le 1er mai, le 8 mai ou le 25 décembre qui tombent un dimanche en 2016), n’a aucune incidence sur le décompte des congés.
En revanche, si je jour férié tombe un samedi ou un lundi, qui sont généralement l’un ou l’autre des deuxièmes jours de repos hebdomadaire, ce samedi ou ce lundi étant férié, perd sa qualité de jour ouvrable. Inclus dans une période de congés, il n’est pas décompté comme un jour ouvrable de congés.
Ce sera le cas du lundi 15 août 2016, pour les entreprises dont le jour de repos habituel est le lundi.
10. Et les temps partiels ?
Le code du travail ne fait pas de distinction entre salariés à temps partiel ou à temps complet. En principe, un salarié à temps partiel acquiert les mêmes droits à congés payés qu’un salarié à temps complet (2,5 jours ouvrables par mois, 30 jours ouvrables sur la période de référence) et ce, indépendamment de son horaire de travail.
En pratique, cela signifie que :
- un salarié travaillant à mi-temps du lundi au vendredi acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail (et non 1,25) ;
- un salarié travaillant à mi-temps, une semaine sur deux, acquiert 2,5 jours de congés par mois travaillé.
Il est possible d’opter pour le calcul en jours ouvrés. Ce système est autorisé s’il ne défavorise pas le salarié par rapport au régime légal.
Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, vous pouvez opter pour le décompte en jours ouvrés, il suffit de le préciser lors du paramétrage. Quel que soit le mode de calcul, le logiciel recalcule, à chaque fin de période de référence, le nombre de jours acquis.
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