Depuis 2009, les employeurs ont la possibilité de remettre à leurs salariés un bulletin de salaire sous forme électronique. Mais les employeurs ont toujours l’obligation d’obtenir l’accord préalable de leurs salariés. A défaut, le bulletin de salaire doit leur être remis sous forme papier.

La loi « travail » renverse cette logique.

A partir du 1^er janvier 2017, le bulletin de paie électronique deviendra la solution de droit commun.

Peut-on imposer au salarié la dématérialisation de son bulletin de paie ?

A compter du 1er janvier 2017, l’employeur pourra procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique, sans avoir à obtenir l’accord préalable des salariés. Seule une opposition formelle de leur part, de préférence par écrit, leur permettra de rester sur une version papier.

L’édition des bulletins sous format électronique répond à la généralisation des nouvelles technologies dans l’entreprise et aux objectifs de simplification et d’optimisation des processus RH.

Le bulletin de paie électronique est-il un dispositif sécurisé ?

L’employeur devra s’assurer que la solution mise en place pour l’envoi des bulletins de paie s’effectue dans des conditions de nature à garantir :

• l’intégrité (signature électronique) ;
• la disponibilité (pendant 50 ans) ;
• la confidentialité des données.

Un bulletin de paie scanné ou en format pdf sous forme de pièce jointe à un email, par exemple, ne fournit pas ces garanties. La mise à disposition du bulletin sur un simple portail « salarié » sera également insuffisante.

Pour répondre aux exigences légales, le bulletin de paie dématérialisé doit être délivré au salarié dans un espace personnel, nominatif et sécurisé :

• d’une part, l’employeur devra être en mesure de fournir aux salariés des garanties équivalentes à celles d’un tiers de confiance, habilité à mettre en œuvre des signatures électroniques.
• d’autre part, le bulletin de paie électronique devra être hébergé dans un espace sécurisé associé au compte personnel d’activité (CPA).

Autrement dit, le bulletin devra être hébergé dans un espace personnel et sécurisé auquel seul le salarié pourra avoir accès, via une plateforme numérique associé au compte personnel d’activité (CPA). Cet espace sera géré par la Caisse des Dépôts et Consignations.

A noter que le compte personnel d’activité (CPA) regroupera le compte personnel de formation (CPF), le compte pénibilité (C3P) et le compte d’engagement citoyen (CEC).

Quelles seraient les économies liées à la dématérialisation des bulletins ?

Avec la dématérialisation du bulletin de paie, les entreprises n’auront plus ni papier ni enveloppe, ni mise sous pli, ni coût d’acheminement.

La dématérialisation des bulletins de salaire entraînera des économies immédiates de l’ordre de 50%, ramenant le prix au bulletin à moins de 50 centimes, archivage inclus, contre un coût moyen de 1 € pour la version papier (impression papier, mise sous pli et affranchissement).

Dès lors, l’économie, aussi bien en temps qu’en argent, constitue un réel enjeu pour les services RH.

Quelles sont les solutions Y ?

Des solutions et des services sécurisés existent.

Groupe Y propose une solution garantissant la valeur probante des documents sur le long terme.

Nous garantissons :

• l’originalité des documents déposés
• la traçabilité des dépôts
• la signature numérique par un tiers de confiance
• un archivage sur 50 ans

La solution est simple, efficace et peut s’inscrire dans un projet plus général de réorganisation des procédures paie et RH.

Directement depuis la paie, vous pilotez la production, la distribution et l’archivage des bulletins en quelques clics et optimisez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.