Tout salarié a droit chaque année à des congés payés. Chaque mois de travail effectif ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables.

C’est l’employeur qui organise et autorise les départs en congés, informe les salariés de leurs droits à congés, et les rémunère (sauf présence de caisses de congés payés).

10 questions utiles pour bien gérer les congés payés cette année.

1. LE DROIT À CONGÉ EST-IL SUBORDONNÉ À UN MINIMUM DE TRAVAIL ?

Non. Le droit à congés payés est ouvert dès le premier jour de travail. Ainsi, tous les salariés en poste au 31 mai 2016 ont droit à des congés payés.

Le salarié ayant travaillé moins d’un mois au cours de la période de référence, ne serait-ce qu’une journée, a droit à des congés, calculés au prorata du temps de travail effectué.

Les droits à congés payés des salariés s’apprécient en principe sur une période, dite «période de référence», comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours, soit pour 2016, du 1er juin 2015 au 31 mai 2016.

Toutefois, par dérogation, un accord collectif peut prévoir une période de référence différente.

2. COMMENT CALCULER LA DURÉE DES CONGÉS ?

Le droit à congés payés est lié à l’exercice d’un « travail effectif ».

Par travail effectif, on entend toute période de travail accomplie dans l’entreprise, même s’il s’agit d’une période d’essai ou de préavis.

Ainsi, les périodes d’absence du salarié ne sont pas considérées comme travail effectif et ne doivent pas être retenues pour le calcul des jours de congés payés, sauf dispositions légales ou jurisprudentielles.

Pour plus de renseignements sur les absences retenues ou non pour le calcul des congés, contactez-nous au 02.51.62.22.01.

3. Quelle est la durée des congés payés ?

La durée du congé annuel est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au cours de la période de référence, sans pourvoir excéder 30 jours ouvrables (5 semaines). Cette règle s’applique également aux salariés à temps partiel.

Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier immédiatement supérieur.

Exemple : Un salarié qui a travaillé 7 mois, a droit à 18 jours ouvrables de congés payés (2,5 x 7 = 17,5, soit 18).

Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, la règle de l’arrondi à l’entier supérieur s’appliquera en fin de période de référence, sauf si vous décidez de désactiver cette fonction dans votre paramétrage.

4. Comment décompter les congés payés ?

Le décompte des congés se calcule en « jours ouvrables », soit du lundi au samedi inclus.

Le premier jour ouvrable de congés payés est le premier jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler.

Le dernier jour de congé est le dernier jour ouvrable inclus dans la période de congé.

Exemple : M. Y travaille habituellement du lundi au vendredi.

• S’il part en congés le vendredi soir pour revenir le mercredi de la semaine suivante, le premier samedi ne compte pas. Son premier jour de congé est le lundi suivant. Il prend donc deux jours officiels de congé (lundi et mardi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi) ;

• S’il part le jeudi soir pour revenir le mardi de la semaine suivante, son premier jour de congé est le vendredi. Il prend donc trois jours officiels de congé (vendredi, samedi et lundi) pour quatre jours de repos (du samedi au mardi).

Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, le calcul du nombre de jours de congés pris se fait de manière automatique via le calendrier (voir démonstration video ci-dessous).

5. Comment faire si le salarié est entré ou a quitté l’entreprise pendant la période de référence ?

En cas de mois incomplets au cours de la période de référence (ou en cas d’embauche ou de départ en cours d’année), l’employeur doit calculer les droits à congés en établissant des « équivalences » au vu de ces mois incomplets ou de ces jours de travail isolés.

Sont équivalentes à un mois de travail effectif les périodes suivantes :

• 4 semaines de travail effectif,
• 20 jours si l’horaire de travail est réparti sur 5 jours de la semaine,
• 24 jours si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours de la semaine.

Concrètement, le salarié qui, du 1er juin au 31 mai, a travaillé 48 semaines (12 × 4) ou 240 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours (20 × 12) a droit à la totalité de ses congés.

Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, les calculs sont ajustés afin de compter les congés au prorata du temps de présence.

6. Un salarié peut-il demander des congés par anticipation ?

Oui. Une fois les congés acquis, les congés payés peuvent être pris sans attendre la fin de la période de référence avec l’accord de l’employeur.

Exemple : un salarié embauché le 2 mai 2016 pourra, avec l’accord de son employeur, prendre 6 jours de congés payés début juillet 2016 soit 2,5 jours arrondis à 3 jours ouvrables acquis au titre de la période de référence se terminant le 31 mai 2016 et 3 (2,5 arrondis à 3) jours ouvrables pris par anticipation et acquis en juin 2016.

7. Quelle latitude l’employeur a-t- il en matière de départ en congés ?

C’est à l’employeur de fixer la période de prise des congés payés et l’ordre des congés payés, après avoir consulté les délégués du personnel et le comité d’entreprise.

Dans tous les cas, le salarié ne peut pas fixer lui-même ses dates de congé et partir sans autorisation préalable de l’employeur.

Le schéma ci-dessous récapitule les obligations de planification des congés par l’employeur. Dans notre exemple, le salarié part en vacances du 1er au 15 août 2016.

La période de prise de congés doit au minimum comprendre l’intervalle 1er mai – 31 octobre de l’année en cours.

Elle doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci. Cette information doit être réalisée au plus tard le 1er mars si l’entreprise retient la période légale (1er mai – 31 octobre).

A noter, en cas de fractionnement, avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, la gestion des congés acquis par fractionnement est calculée automatiquement.

Quant à l’ordre des congés, l’employeur doit tenir compte :

• de la situation de famille des salariés, notamment des possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de pacs ;
• de leur ancienneté dans l’entreprise ;
• d’une éventuelle activité du salarié chez un ou plusieurs employeurs.

L’employeur doit en principe communiquer à chaque salarié au moins un mois avant son départ l’ordre des départs. Cet ordre est affiché dans les locaux.

8. L’employeur peut-il modifier les dates de congés après les avoir acceptées ?

Oui, mais sous certaines conditions.

Il ne pourra modifier les dates congés qu’il a fixées ou acceptées que :

• dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ ;
• dans un délai plus court en cas de circonstances exceptionnelles (exemple : en cas de commande exceptionnelle importante, remplacement urgent d’un salarié brutalement décédé).

9. RTT, jour férié, pont : quelles incidences ?

La survenance d’un jour férié légal coïncidant avec un jour de repos hebdomadaire (comme le 1er mai, le 8 mai ou le 25 décembre qui tombent un dimanche en 2016), n’a aucune incidence sur le décompte des congés.

En revanche, si je jour férié tombe un samedi ou un lundi, qui sont généralement l’un ou l’autre des deuxièmes jours de repos hebdomadaire, ce samedi ou ce lundi étant férié, perd sa qualité de jour ouvrable. Inclus dans une période de congés, il n’est pas décompté comme un jour ouvrable de congés.

Ce sera le cas du lundi 15 août 2016, pour les entreprises dont le jour de repos habituel est le lundi.

10. Et les temps partiels ?

Le code du travail ne fait pas de distinction entre salariés à temps partiel ou à temps complet. En principe, un salarié à temps partiel acquiert les mêmes droits à congés payés qu’un salarié à temps complet (2,5 jours ouvrables par mois, 30 jours ouvrables sur la période de référence) et ce, indépendamment de son horaire de travail.

En pratique, cela signifie que :

• un salarié travaillant à mi-temps du lundi au vendredi acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail (et non 1,25) ;
• un salarié travaillant à mi-temps, une semaine sur deux, acquiert 2,5 jours de congés par mois travaillé.

Il est possible d’opter pour le calcul en jours ouvrés. Ce système est autorisé s’il ne défavorise pas le salarié par rapport au régime légal.

Avec notre solution MA PAIE EN LIGNE, vous pouvez opter pour le décompte en jours ouvrés, il suffit de le préciser lors du paramétrage. Quel que soit le mode de calcul, le logiciel recalcule, à chaque fin de période de référence, le nombre de jours acquis.